Registre unique du personnel : quelles sont vos obligations ?

Le registre unique du personnel est un document qui permet l’identification des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Quelles indications sont obligatoires ? Sur quel type de support faut-il le tenir ? Explications.

Employeurs et salariés concernés

Tous les employeurs sont concernés par la tenue de ce registre, sans condition de taille, sauf 2 exceptions : les associations ayant recours au chèque emploi associatif, et les particuliers employeurs.

Dès l’embauche du salarié, l’enregistrement au registre unique du personnel est obligatoire pour l’employeur et concerne les profils suivants :

  • Les salariés en CDD ou CDI
  • Les salariés étrangers
  • Les stagiaires (dans une partie spécifique du registre et selon leur ordre d’arrivée)
  • Les travailleurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
  • Les volontaires en service civique
  • Les salariés employés par des agences de travail temporaire
  • Les travailleurs à domicile

Les informations obligatoires

L’employeur concerné par la tenue du registre unique du personnel doit y faire figurer les informations suivantes :

  • L’identité du salarié : sa nationalité, sa date de naissance et son sexe
  • Les informations sur la nature du poste : emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement, date d’autorisation d’embauche ou de licenciement (si elle est requise), le titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers
  • Le type de contrat, avec les mentions suivantes : « CDD », « salarié temporaire » (avec le nom et l’adresse de l’agence en question), « mis à disposition par un groupement d’employeurs » (avec son adresse), « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Précisions utiles

Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même si le salarié en effectue plusieurs dans l’entreprise (avec donc une ligne propre par contrat dans le registre).

Les informations sur les salariés doivent être enregistrées par ordre chronologique d’embauche et conservées au moins 5 ans, sans forme particulière exigée pour la tenue du registre (format informatique ou papier).

Si votre registre unique du personnel est inexistant, erroné ou incomplet, vous risquez une contravention de 1.500 à 3.000 € en cas de récidive. Une contravention de 450 € peut vous être dressée en cas de non-présentation du registre à l’inspection du travail.

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