Les frais professionnels sont des dépenses supplémentaires effectuées par le salarié, liées à sa fonction et à son emploi. En tant qu’employeurs, vous êtes libres de choisir la façon d’indemniser vos salariés, sous réserve de certaines conditions. Les voici.
L’indemnisation
En général, l’indemnisation des frais professionnels s’effectue :
- Par le remboursement total des dépenses dites “réelles”, sur la base de justificatifs
- Par un remboursement “forfaitaire” fixé par l’URSSAF, en justifiant les circonstances à l’origine des frais engagés
- En payant directement les frais engagés (via un véhicule de fonction ou une carte de crédit de l’entreprise)
Certaines dépenses sont exclusivement des “frais réels” :
- Les frais liés au télétravail
- Les frais de déménagement en cas de mobilité professionnelle
- Les frais des salariés en mission temporaire en France, ou en mobilité depuis ou vers les territoires d’outre-mer
Allocations forfaitaires en 2020
En 2020, les frais professionnels remboursés sous la forme d’allocations forfaitaires (nourriture, logement, utilisation professionnelle d’un véhicule personnel, et mobilité professionnelle en France métropolitaine) ne sont pas soumis à cotisations sociales tant que leur montant est inférieur ou égal aux seuils fixés par l’URSSAF.
Ces dépenses ne doivent pas être justifiées. Si leur montant est supérieur aux seuils, vous pouvez quand même être exonéré de cotisations en prouvant que les circonstances de fait sont établies (le salarié ne peut pas rentrer chez lui) et en produisant les justificatifs correspondants.
